Código de ética

Elaborado por: Débora Cavalcante
Analisado e provado por: Vivian Boechat (Tabeliã)

CAPÍTULO I

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

O Cartório de Ilhéus – Tabelionato de Notas é um tabelionato que cisa (visa) a união da tecnologia e do conhecimento jurídico especializado, a fim de atender às mais diversas necessidades de seus clientes com segurança, qualidade, agilidade e gentileza.

Os clientes contam com um aconselhamento imparcial e uma consultoria técnica que visa eliminar eventuais dúvidas, prevenindo possíveis conflitos e trabalhando em prol de uma cultura de excelência, na promoção da cidadania e dos valores éticos, buscando sempre o bem estar e pacificação social.

O objetivo deste MANUAL DE CONDUTA é compartilhar com todos os colaboradores e parceiros as diretrizes gerais e profissionais de conduta esperadas no Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas. Os tópicos constantes deste Manual foram elaborados utilizando as premissas abaixo:

• Conferir constante relevância ao trabalho;
• Promover visão integrada buscando sustentabilidade;
• Estimular o aperfeiçoamento profissional e cultural;
• Valorizar a confiança nas relações internas e externas;
• Tornar-se referência para outros cartórios e empresas.
•  

A partir da leitura deste documento, torna-se dever de todos os colaboradores, conhecer e aplicar de forma efetiva as orientações deste. Este MANUAL DE CONDUTA se aplica a todos os gestores, colaboradores, parceiros, fornecedores e prestadores de serviços do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas. A obrigatoriedade de seu cumprimento permanece por todo o tempo de duração do contrato de trabalho ou relação negocial, não sendo permitido a ninguém alegar seu desconhecimento.

CAPÍTULO II

MISSÃO

Oferecer serviço notarial de qualidade e excelência, proporcionando segurança jurídica aos negócios e respeito ao cidadão, através do atendimento humanizado, do aprimoramento diário da equipe e modernização do serviço.

CAPÍTULO III

VISÃO

Até 2023, queremos nos tornar uma serventia reconhecida na Bahia pela atuação pautada na segurança jurídica e técnica, representada por colaboradores qualificados e excelência no atendimento.

CAPÍTULO IV

VALORES

• Segurança Jurídica – Conhecer e aplicar a Legislação Pertinente;
• Comprometimento – Comprometer-se com todas as atividades realizadas diariamente;
• Proatividade - Ser proativo, antecipando-se as demandas;
• Profissionalismo – Ter uma Excelente postura Profissional;
• Trabalho em Equipe – Saber que juntos somos mais fortes e representamos um só lugar.
• Atualização – O aperfeiçoamento das técnicas deve ser buscado de forma constante;
• Discrição – Ser discreto quanto aos atos e pessoas que tenha conhecimento em razão do trabalho;
• Cordialidade – Ser cordial no trato com clientes e colegas;
• Cultura da Excelência – o trabalho deve ser exercido buscando a excelência, seja no atendimento, na técnica jurídica ou na proatividade;
• Ética – Agir de acordo com os preceitos morais, não corroborando fofocas e/ou intrigas que afetem, ainda que indiretamente, o ambiente de trabalho.

CAPÍTULO V

PRINCÍPIO E CRENÇAS

- Para o Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas o cliente é a razão de existir;

- Reconhecemos que as pessoas são o nosso maior ativo e cremos na capacidade de desenvolvê-la;

- Respeitamos a dignidade e a diversidade do ser humano nos seus mais diversos aspectos;

- Acreditamos que a perfeição é uma utopia que deve ser perseguida, e buscamos a melhoria contínua da qualidade dos nossos serviços, trabalhando para que eles se tornem perceptivelmente melhores a cada dia;

- Conquistamos e fidelizamos o cliente com uma combinação entre o bom atendimento, os ativos físicos, intelectuais e intangíveis do cartório;

- Cremos que o bom atendimento é fruto do fiel cumprimento da nossa missão e dos nossos valores;

- A integridade da marca está acima de qualquer coisa e em função dela os conflitos serão resolvidos;

- Acreditamos que o serviço público é beneficiado quando empresas são encarregadas da sua prestação e, portanto, os serviços notariais são beneficiados quando um cartório se vê como uma empresa e adota métodos empresariais de gestão;

- O método empresarial de gestão e os ativos intangíveis terão sempre como referenciais os valores absolutos da atividade notarial;

- As relações de trabalho devem se basear na confiança mútua, na transparência e no comum acordo, devendo cada parte buscar a outra para esclarecimentos e a conciliação de interesses sempre que presente algum desconforto;

- O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas agirá internamente pelos seus processos de negócios e atuará externamente de maneira orgânica e coerente;

- Valorizamos o elemento humano do cliente, procurando verdadeiramente, entender seus problemas e buscar soluções eficazes para lhe conferir tranquilidade e satisfação. Nossos colaboradores devem se apresentar pelo nome e tratar o cliente preferencialmente pelo nome, porque acreditamos que isso gera conexão e mútua confiança.

CAPÍTULO VI

LEMA

Pensar prático e agir seguro.

CAPÍTULO VII

VALORIZAÇÃO DO TRABALHO

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, busca promover um ambiente de trabalho organizado e harmonioso, valorizando o ser humano. É inerente à cultura organizacional do Cartório assegurar que seus colaboradores e parceiros estejam conscientes, capacitados e permanentemente reciclados para a correta execução do seu trabalho.

Um dos objetivos é que todos tenham ciência sobre suas responsabilidades, direitos e deveres, bem como que estejam conscientes sobre a importância que o comportamento de cada um tem para o sucesso.

CAPÍTULO VIII

DAS RESPONSABILIDADES

É responsabilidade do colaborador buscar soluções para os problemas que afetam nossos clientes, demais colaboradores, partes interessadas bem como a sociedade. Todos os dados, informações, materiais e inventos desenvolvidos internamente, em função da relação de trabalho, são de uso exclusivo de propriedade do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas.

O colaborador não poderá prestar a terceiras quaisquer informações a respeito das políticas internas de qualquer natureza, dos métodos de gestão, do organograma e atribuições, dos processos de negócios, das rotinas de trabalho, das remunerações e dos planejamentos e objetivos do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, que não tenham sido tornados públicos pelos meios devidos.

Informações sobre o Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas poderão ser transmitidas pelos colaboradores apenas para favorecer o Cartório em algum propósito. Sendo assim, quaisquer informações somente poderão ser transmitidas com o entendimento expresso de que são confidenciais e devem ser utilizadas exclusivamente para o objeto restrito para o qual foram recebidas ou concedidas. Uma informação confidencial só pode ser utilizada para fins profissionais e, sob nenhuma hipótese, deve ser utilizada para obtenção de quaisquer vantagens pessoais.

Todos os documentos, sem exceção, devem ser armazenados de maneira adequada e em conformidade com as leis e normas aplicáveis. Devem ainda ser dotados do grau de detalhamento necessário e redigidos de maneira precisa, completa e que reflita a transparência e a proposição da segurança jurídica do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas.

Todos os colaboradores têm ciência de que a imagem do Cartório e a imagem das pessoas que a compõem estão associadas de maneira próxima e permanente, de modo que ações ou omissões que afetem uma, necessariamente, afetam a outra. Disso decorre que ambas as partes agirão de maneira responsável na preservação da sua própria imagem e da imagem da outra parte.

Os colaboradores devem evitar falar sobre terceiros, independente de quem sejam, no ambiente de trabalho, em locais públicos e redes sociais, a fim de preservar a imagem do Cartório. Quando a troca de informações em locais externos ao ambiente de trabalho for necessária, devem os colaboradores utilizar a maior discrição possível.

É absolutamente vedado fazer qualquer tipo de comentário que possa ser interpretado como negativo a respeito de um colaborador, cliente ou fornecedor.

CAPÍTULO IX

DOS DIREITOS

Todo colaborador deve obrigatoriamente conhecer os resultados da sua avaliação de desempenho, bem como ser submetido a um processo de gerenciamento de suas atividades.

É direito de todos os colaboradores ter assegurado que suas informações pessoais, inclusive médicas, remunerações e benefícios, fiquem restritas ao próprio colaborador, à gestão de recursos humanos, ao departamento pessoal, a outros colaboradores que necessitem conhecê-las como parte do seu trabalho.

É garantida aos colaboradores, visando manter o equilíbrio a harmonia social, a preservação da individualidade e privacidade, não sendo admitida qualquer atitude guiada por preconceito relacionado a origem, condição social, religião, crença ou filosofia de vida, cor, raça, sexo, situação familiar, ideologia política, associação com entidades de classe ou por outra forma discriminatória.

É permitido que os colaboradores tenham atividades paralelas de ordem pessoal, desde que respeitem o seu horário de trabalho e não impactem o seu desempenho e dos demais colaboradores. Atividades como estudos, que garantam o constante aperfeiçoamento intelectual e voluntário são incentivadas, desde que em horários compatíveis ou previamente aprovados pelo gestor imediato.

CAPÍTULO X

DOS DEVERES

É dever de todos os colaboradores e parceiros do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, dedicar-se ao exercício das suas funções sempre com atitude empreendedora, respeitar compromissos assumidos, preservar o segredo profissional, e guardar sigilo sobre documentos e assuntos de natureza reservada de que tenham conhecimento em razão do exercício da profissão. Os colaboradores deverão ser assíduos, cumprir seus horários de trabalho.

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, e seus colaboradores sempre honrarão o Decálogo do Notário, de autoria do notário equatoriano Jorge Jara Grau e aprovado pelo VIII Congresso Internacional do Notário Latino:

Honre a tua missão;

Abstenha-se, se houver qualquer dúvida sobre a transparência da sua atuação;

Cultue a verdade;

Trabalhe com prudência;

Estude com paixão;

Assessore com lealdade;

Inspire-se na equidade;

Atenha-se à lei;

Exerça a sua função com dignidade;

Lembre-se sempre de que a sua missão é evitar litígio entre as pessoas.

Devem ainda agir com independência, boa-fé, submissão ao interesse público, impessoalidade, presteza, urbanidade e especialmente com observância dos seguintes preceitos:

1° - Dispensar tratamento cortês e respeitar a capacidade e as limitações individuais dos usuários do serviço público, sem qualquer espécie de preconceito ou distinção de raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, religião, preferência política, posição social e quaisquer outras formas de discriminação;

2° - Oferecer informações úteis, compreensíveis e claras;

3° - Não concorrer a qualquer ato que atente contra a legalidade, moralidade, honestidade, publicidade, autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos;

4° - Guardar reserva, quando presente a obrigação do sigilo, sobre dados ou fatos pessoais de que tenha tomado conhecimento em virtude do exercício de sua função;

5° - Não fazer uso de informações privilegiadas obtidas no âmbito interno de seu serviço, em benefício próprio, de parentes, de amigos ou de terceiros;

6° - Manter conduta compatível com o exercício da função;

7° - Preservar a imagem, a dignidade e a reputação da classe, com vistas a gerar respeito e confiança do público em geral;

8° - Apresentar-se ao trabalho com vestimentas adequadas ao exercício da função;

9° - Zelar para que os atos sejam praticados com pontualidade, excelência técnica e celeridade;

10° - Zelar pela adequada aplicação da Constituição Federal, da Constituição do Estado, dos regulamentos, resoluções, provimentos, regimentos, ordens de serviço e demais leis e normas aplicáveis à sua atividade;

11° - Denunciar à Tabeliã, infração ética, legal e normativa da qual tiver conhecimento.

Espera-se que todos os colaboradores exerçam suas funções com comprometimento, foco na satisfação do cliente, compromisso com resultados, proatividade, pontualidade, cultura de excelência, honestidade e transparência, buscando sempre aprimorar os conhecimentos necessários para a sua prática profissional.

Não são admitidas conversas e atitudes que envolvam violência física ou verbal, assédio moral ou sexual.

É proibido o consumo de álcool em qualquer ambiente da empresa, bem como é vedado fumar nas dependências da mesma.

O dever de manter conduta compatível com o exercício da função pública delegada se estende a todos os colaboradores, o que implica na abstenção de condutas delituosas ou de quaisquer infrações à lei, em qualquer meio ou ambiente. Implica também o comportamento reto e ilibado no meio social, atitudes de um cidadão exemplar, e a abstenção de ações ou palavras reprováveis cívicas ou moralmente. Entende-se por “meio social” os ambientes públicos e os locais, ainda que privados, nos quais o colaborador esteja fora do seu estrito círculo de intimidade, bem como a mídia e as redes sociais.

É vedado ao colaborador ofertar seu trabalho, informações ou serviços a outros cartórios, por seus tabeliões, registradores, prepostos ou intermediários de qualquer espécie, bem como submeter-se a assédio dessa natureza. Os colaboradores devem comunicar imediatamente à tabeliã qualquer abordagem, sondagem, investida ou oferta de trabalho ou convite para reuniões que sejam ou possam se converter em entrevista de trabalho, recebida de outros cartórios. A omissão desse devem implicar em falta funcional grave.

Os colaboradores do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas estão terminantemente proibidos de exercer advocacia ou a intermediação de seus serviços e ocupar cargos públicos, salvo na atividade de magistério.

Além disso, não poderão possuir quaisquer espécies de relação comercial com cliente que disponha contra a imparcialidade de sua própria atuação, em nome do Cartório, nos atos em intervirem esses mesmos clientes.

Os colaboradores não podem praticar atos notariais de seu interesse, ou de interesse de seu cônjuge ou de parentes, na linha reta, ou na colateral, consanguíneos ou afins, até o terceiro grau.

Os colaboradores devem se abster da prática de atos que possam ocasionar a responsabilização civil, criminal e administrativas da Tabeliã e possuem o dever de colaborar na apuração de quaisquer fatos que possam vir a ocasioná-la.

Todos os colaboradores devem observar as disposições do Código de Normas e Serviços Extrajudiciais do Estado da Bahia, sendo imprescindível para o desempenho de suas funções o conhecimento de seu conteúdo e da legislação pertinente.

Todo e qualquer acontecimento que represente o descumprimento dos deveres ora estipulados devem ser comunicados imediatamente a Tabeliã para a tomada de ações a fim e evitar problemas e impactos negativos para o cartório.

Todas as operações que pelos seus elementos objetivos e subjetivos, tenham indício de envolvimento com atividades ilícitas devem ser comunicados pelo colaborador para que sejam tomadas as providências devidas, inclusive promover pelos meios próprios e legalmente previstos, à comunicação aos órgãos de controle e às instituições de repressão a criminalidade.

CAPÍTULO XI

POLÍTICA CORPORATIVA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, com base na Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, possui uma Política de Proteção a Dados Pessoais e Privacidade, com o objetivo de estabelecer diretrizes e orientações para o tratamento de dados pessoais, visando proteger a privacidade dos usuários do serviço, empregados, parceiros ou fornecedores visando à gestão de dados pessoais e à gestão de incidentes de Segurança da Informação no ambiente convencional ou de tecnologia do Tabelionato.

Os colaboradores e ex-colaboradores são terminantemente proibidos, por si ou por interpostas pessoas e independentemente da finalidade, de fornecer gratuita ou onerosamente, ou de qualquer forma disponibilizar a quem quer que seja, ou utilizar para fins alheios ao cartório dados extraídos ou copiados dos bancos de dados, tais como cadastro de clientes, de firmas, de escrituras, procurações e testamentos sob pena de representação criminal.

CAPÍTULO XII

SISTEMA DE GESTÃO DE QUALIDADE

O referido sistema tem como objetivo todos os processos do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas e com esses processos podem melhorar a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes, sendo fundamental para a melhoria da imagem institucional, do desempenho global e na consolidação da cultura organizacional. Além disso, é um diferencial focado na satisfação do cliente e na boa comunicação entre os funcionários e demais partes interessadas.

Dentre os benefícios estão a realização do programa de treinamentos, mapeamento dos processos e o registro das atividades do cartório, sendo de extrema relevância que cada colaborador mapeie 2(dois) processos por mês.

CAPÍTULO XIII

TRANSPARÊNCIA

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas zela pelo cumprimento das normas da atividade Notarial e pelos rígidos controles de transparência, sempre buscando as melhores práticas nas ações e processos.

CAPÍTULO XIV

USO DE BENS DA EMPRESA

Nenhum colaborador pode apropriar-se de ativos ou recurso do 1° Tabelionato e Notas de Ilhéus, nem utilizá-los para benefício próprio. Os ativos do cartório não devem servir para obtenção de vantagens ilícitas ou indevidas, pessoais ou para terceiros, direta ou indiretamente.

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas possui diferentes tipos de ativos, sendo eles:

1° - Ativos Intelectuais: Propriedade Intelectual;

2° - Ativos Físicos: Mobília, instalações, equipamentos, suprimentos;

3° - Ativos Intangíveis: Reputação da empresa, identidade corporativa;

No que diz respeito aos ativos físicos, cada colaborador é responsável por:

1° - Protege-los contra furto ou uso não autorizado;

2° - Usá-lo com eficiência evitando desperdício;

3 – Usá-los para objetivos empresariais apropriados;

4° - comunicar imediatamente ao superior imediato qualquer perda, uso inadequado ou furto.

CAPÍTULO XV

DA CAPACITAÇÃO

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas busca o conhecimento e o aprimoramento profissional dos seus colaboradores, pelo que incentiva boas práticas e estimula a troca de informações, fazendo do conhecimento parte integrante do negócio e estimulando a sua criação, assimilação e aplicação por meio de um processo ativo e contínuo de aprendizagem.

Não há limites para criação de atividade e rotinas, desde que atendam as reais necessidades do desenvolvimento dos colaboradores, devendo contar com o prévio aval dos gestores.

CAPÍTULO XVI

CLIENTES

Para o Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas a empatia deve balizar todas as ações de relacionamento com clientes, colaboradores, fornecedores e entidades. Assim sendo, é dever de todos que integram o cartório buscar compreender e respeitar o perfil de cada indivíduo ou empresa atendida, além de identificar e satisfazer suas necessidades concretas, mantendo-se alinhados com os abjetivos da segurança jurídica e qualidade, usando ainda: gentileza e agilidade.

É terminantemente proibido agir de forma discriminatória a um cliente com base na sua condição social, nível de instrução, nos seus trajes ou apresentação pessoal.

Os clientes não pertencem a nenhum colaborador, são eles o ativo mais importante do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas e, portanto, espera-se que todos os colaboradores atuem na solução dos problemas de todos e qualquer cliente, independentemente do serviço demandado, ainda que ele esteja sendo diretamente atendido por outro colaborador.

É recomendado que todos os colaboradores conheçam os clientes habituais. É terminantemente vedado aos colaboradores qualquer situação no sentido de desviar a clientela para outros prestadores de serviço notariais, ou no sentido de procurar manter qualquer exclusividade no contato e o relacionamento com os clientes, quer essa conduta vise o não de maneira imediata levar esse relacionamento em benefício de outros tabelionatos para quais o colaborador venha a prestar serviços.

Também por isso é obrigatória a atualização de dados de todos os clientes, através da alimentação de planilha, bem como informar todos os eventos e incidentes relacionados a cada reunião.

É vedado ao colaborador prestar diretamente ao cliente ou indicar-lhe fornecedores de quaisquer bens ou serviços, tais como os de advocacia, despachos, apoio administrativo, preparação de documentos, consultoria etc., dentro dos mais estritos padrões legais e éticos.

Em todo trato com terceiros, especialmente clientes, os colaboradores utilizarão seu e-mail corporativo e apresentarão cartão de visita do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, ficando expressamente vedado o uso de e-mails particulares para tratar assuntos profissionais e terminantemente proibida a distribuição de contatos particulares, de cartão de visita particulares ou que não tenham sido confeccionados pelo Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas.

Ninguém terá acesso a contas de -mails e armazenamento em nuvem de nenhum colaborador, exceto nos casos de delegação de acessos expressamente definidos e comunicados, mas nunca através do compartilhamento de senhas. Desse modo, cada colaborador deve usar sua própria senha para acesso ao sistema ou site do Tribunal. Excepcionalmente os e-mails corporativos poderão ser lidos pela Tabeliã, mas sempre no estrito interesse do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas.

O colaborador que possuir celular corporativo, deverá utilizá-lo exclusivamente para contato com clientes ou terceiros, nos assuntos de interesse do 1° Tabelionato e Notas de Ilhéus, obrigando=se a manter o aparelho carregado e disponível no horário de trabalho. A divulgação e o uso de telefones particulares, salvo em casos excepcionais, devidamente autorizado pela Tabeliã. Não se permite o uso de telefones corporativos por não gestores fora do horário de expediente, salvo para soluções de questões inadiáveis, com autorização da Tabeliã.

A atuação profissional do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas não será, sob qualquer hipótese, afetada por eventual relação negocial, de parentesco ou amizade entre cliente e qualquer colaborador. É vetada a prática de atos na qualidade de colaborador, sem a estrita observância das normas legais, regulamentares e das determinações internas.

CAPÍTULO XVII

RELAÇÃO COM OS FORNECEDORES E PARCEIROS

É terminantemente vedado ao colaborador do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, solicitar ou receber, em seu próprio favor ou de terceiros, comissões, recompensas, ou qualquer outro pagamento, benefícios ou vantagem oferecidos, por qualquer fornecedor, ainda que sob pretexto de estar sendo concedido ou oferecido em razão de outras atuações desses colaboradores. Caso recebam qualquer oferta, os colaboradores deverão reverter a vantagem em favor do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas.

CAPÍTULO XVIII

PATRIMÔNIO

É obrigação do colaborador agir com o máximo zelo pelo patrimônio material ou imaterial do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas e seus recursos, financeiros ou não, devendo tratá-los com a diligência que se espera no cuidado do seu próprio patrimônio. Em negociações com fornecedores, o colaborador deverá atuar de forma a melhorar as condições da eventual contratação, empregando o máximo esforço para obter o máximo de resultado pelo mínimo de investimento.

CAPÍTULO XIX

POLÍTICA DE PRESENTES E ENTRETERIMENTO

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas entende que seus colaboradores podem excepcionalmente, receber de clientes ou fornecedores pequenos presentes ou convites para entretenimento, o entanto sempre que lhe forem ofertados ou entregues, o colaborador deverá comunicar imediatamente as Gestoras, que poderão orientá-los a não recebe-los ou devolvê-los.

Em hipótese alguma, os colaboradores ou seus familiares poderão receber vantagens, seja em bens ou serviços, de elevada monta, inclusive viagem, hospedagem, dinheiro, bens, direitos ou serviços. Aos colaboradores do Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas estão terminantemente proibidos de pedir ou sugerir a entrega de presentes ou lembranças ao cliente, bem como, em nenhuma hipótese poderão condicionar a prestação ou a celeridade na prestação do serviço a qualquer tio de gratificação ou pagamento adicional.

CAPÍTULO XX

COMUNICAÇÃO EXTERNA

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas responde de modo institucional e transparente às consultas solicitadas pela imprensa e autoridades, sempre resguardando os seus interesses e o interesse público. Assim, é vedado a todo e qualquer colaborador falar em nome do 1 ° Tabelionato de Notas de Ilhéus a qualquer tipo de veículo de comunicação, dentro e fora da jornada de trabalho, sem prévia autorização.

CAPÍTULO XXI

RESPONSABILIDADE SOCIAL EMPRESARIAL

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas apoia iniciativas para a valorização da cidadania, por meio de projetos voltados à educação, à promoção da saúde e bem-estar. Da mesma forma o Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas incentiva que seus colaboradores tenham conduta ativa de voluntariado.

CAPÍTULO XXII

ONDE QUEREMOS CHEGAR

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas possui uma visão bem clara, que é ser reconhecido como o melhor cartório da região. Para que possamos atingir nosso objetivo fazem-se necessários:

• A busca constante por inovações em serviços e novas ferramentas tecnológicas;
• A constante capacitação do quadro de colaboradores;
•  Planejamento e investimento em metodologia de gestão e em infraestrutura física e lógica;
• Crescimento Contínuo da serventia;

Temos clareza de que não há um critério objetivo para definir o que seja “melhor”. Por isso, todo o nosso esforço deve ser dedicado à construção cotidiana de processos produtivos cada vez mais otimizados e mais bem avaliados pelos clientes, colaboradores, fornecedores.

É importante ser dito que esse atributo não foi eleito como prioritário por mera vaidade, mas por acreditarmos que a perseguição dessa visão, por mais limitada que seja nosso alcance, se reverte em prol do cliente da sociedade e tenderá a elevar o nível da qualidade da prestação de serviço.

CAPÍTULO XXII

PADRÃO DE COMPORTAMENTO

O Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas-BA, atenta para o programa de compliance e sempre orienta, sem medir esforço, pela busca da conformidade, garantindo o cumprimento de Leis e Regulamentos e dos compromissos assumidos com as partes interessadas, garantindo a qualidade e veracidade de todos os documentos emitidos e representar nosso compromisso com a defesa da prevenção a fraudes e à corrupção.

É dever do colaborador proceder de forma a dignificar a função exercida, tanto nas atividades profissionais como na vida privada nos termos a Lei 8935/94;

Zele pelos procedimentos da empresa, respeitando-os;

A Empresa preza por um ambiente de trabalho saudável e harmonioso, para tanto, contamos com um relacionamento interpessoal cortes, educado, evitando brincadeiras de duplo sentido e evitando também o uso de palavras de baixo calão;

Zele pelos equipamentos e materiais da empresa de maneira a evitar acidentes, perdas estragos e prejuízos;

Cumpra seu horário de trabalho;

Preserve a ordem e a limpeza em sua mesa, armários e em todos os recintos da empresa principalmente aqueles que são de uso comum como banheiros, copas e corredores;

Seja aberto a novas ideias;

Utilize seu potencial descobrindo alternativas, aprimore seu trabalho e compartilhe com seu superior imediato sempre que surgir uma ideia que possa contribuir para o desenvolvimento da sua área de trabalho;

A empresa possuiu normas rígidas para quem cometer algum delito/ furto, portanto, trabalhe com responsabilidade e honestidade;

Em relação ao uso da copa para café da manhã, lanches e/ou almoço, mantenha a limpeza após o uso, não faça que os horários para o café se tornem extensos, e conversas desnecessárias entre colaboradores devem ser evitadas mantendo-se a ordem;

Esteja atento e seja cordial com todos, muitas oportunidades começam no trato com pessoas, lembrando que o mundo observa suas ações;

Lembre-se que cada cargo ou função demanda algumas posturas e responsabilidades diferentes;

Pratique seu aperto de mão. Olhe nos olhos da pessoa enquanto a cumprimenta, sorria, ouça e fale sempre a verdade (o aperto de mão não deverá acontecer em período de pandemia e/ou outra situação semelhante);

Pratique expressões polidas, como “por favor”, “obrigado” e “com licença”.

Tenha uma conduta sustentável: economize a utilização de papel, copo descartável, se preocupe com a coleta seletiva de lixo, etc.

CAPÍTULO XXIII

DESVIOS DE CONDUTA, FRAUDES E MAPEAMENTO

Os desvios de condutas constituem formas de fraudes e, por definição, fraude é todo tipo de ação ilícita, desonesta, ardilosa, com objetivo de ludibriar ou que implique no não cumprimento de um dever.

No âmbito do trabalho dividimos as fraudes em dois tipos:

Fraudes operacionais – são específicas de cada negócio, afetam diretamente o objeto da organização, o seu produto.

Fraudes ocupacionais – se traduzem na atuação indevida de algum colaborador, no exercício viciado da sua função.

A fraude consiste em uma indução ao erro, a uma manipulação de informações que leva a uma falsa concepção da realidade. Sendo assim, a fraude sempre é intencional. As fraudes geram riscos que impactam a organização e devem ser combatidas.

Porém, nem todo tipo de desvio de conduta constitui uma fraude. Muitas vezes são atitudes inadequadas e que ferem o código de conduta e o dever de respeito que trataremos a seguir.

Alguns comportamentos não podem ser tolerados em um ambiente corporativo. Tratam-se de condutas que implicam em violações à privacidade e à dignidade dos colaboradores, ocasionando prejuízo ao bom andamento da organização e representando alto risco.

Assédio moral – exposição a situações humilhantes e constrangedoras de forma recorrente.  Esse tipo de assédio acontece quando há a prática de condutas abusivas através de gestos, palavras, comportamentos inadequados e atitudes que fogem ao dever de urbanidade e respeito mútuo. A repetição é característica necessária a esse tipo de violação. Por acontecer de forma sistemática atenta gravemente contra a personalidade, a dignidade e a integridade psíquica da vítima.

Assédio sexual – constrangimento da vítima, com o objetivo de obter alguma vantagem ou satisfação de cunho sexual. Esse comportamento pode ocorrer através de gestos, atitudes físicas invasivas ou de forma verbal, sendo igualmente lesivo à dignidade e à estabilidade emocional da vítima, bem como prejudicial ao ambiente de trabalho.

Má conduta – existem condutas que são inadequadas e contrárias a este código de ética e conduta, mas que, por não acontecerem de forma recorrente, ou por não terem cunho sexual não se encaixam nas categorias de assédio. Essas condutas também devem ser combatidas e relatadas aos canais de comunicação.

Cobrança – indevida ou excessiva de emolumentos, ainda que sob a alegação de urgência.

Sigilo – violação do sigilo profissional.

Descumprimento – de quaisquer dos deveres descritos no art. 30 da Lei 8935, de 18/1/1194 (dispondo sobre serviços notariais e de registro. (Lei dos cartórios) e violação deste Código de Conduta.

CAPÍTULO XXIV

INVESTIGAÇÃO, APURAÇÃO DAS CONDUTAS INADEQUADAS

As investigações são um conjunto de procedimentos realizados com o objetivo de apurar se o relato recebido é verdadeiro e, em caso positivo, identificar quem é o responsável pela situação danosa. São necessárias, ainda, para a coleta de provas que sustentem eventual aplicação de medida disciplinar.

São conceitos importantes para o ato de investigação:

Provas – elementos que demonstram a verdade dos fatos ou das afirmações / negações, ligando diretamente o evento investigado ao seu autor;

Evidências – elementos que sustentam a verossimilhança do que foi relatado, mas que não ligam o autor de forma direta aos fatos ou alegações;

Serviços forenses – serviços que tem por finalidade oferecer soluções para o levantamento de meios de prova e evidências, com o intuito de viabilizar a resolução de problemas ocorridos dentro da nossa organização, relativos a fraudes ou outros desvios de conduta. Compreendem, neste TABELIONATO, diferentes frentes de atuação: investigação de fraudes e compliance anticorrupção;

Entrevistas – no âmbito corporativo as abordagens diretas aos colaboradores com objetivo de apurar relatos são denominadas de entrevistas. São do tipo inicial, com objetivo de mapear as informações e direcionar as linhas de investigação, e confrontatórias, realizadas ao final da investigação com o suposto autor dos fatos lesivos;

Salienta-se que a realização de investigação, neste TABELIONATO, preserva o direito à intimidade, dignidade e privacidade dos envolvidos, não dispondo os seus condutores das mesmas prerrogativas dos órgãos públicos que se ocupam da persecução penal. 

CAPÍTULO XXV

PENALIDADES

Além dessas regras, os colaboradores devem observar o que dispuserem manuais especiais, bem como diretrizes de trabalho. O descumprimento do estabelecido neste manual poderá ensejar a aplicação de penalidade:

1° - Advertência verbal do superior imediato;

2° - Advertência escrita do superior imediato;

3° - Avaliação de medidas corretivas, punitivas ou indenizatórias;

4° - Desligamento do funcionário, inclusive por justa causa.

As penalidades a cima poderão ser aplicadas para qualquer infração, dependendo apenas da sua gravidade ou da sua reincidência, a critério da gestão. É responsabilidade de todos os colaboradores comunicar aos gestores violação aos princípios definidos nesse Código e nas leis, não importando qual seja a identidade ou cargo do suspeito de infração.

A omissão diante das possíveis violações será considerada conduta antiética, porque compromete a integridade a lealdade das relações para com a empresa e implicará nas mesmas sanções aplicáveis às demais violações. A gestão se compromete a manter sigilo a identidade daqueles que relatam e/ou participam da investigação sobre a violação relatada.

CAPÍTULO XXVI

COMIITÊ DE ÉTICA

Poderá ser acionado, o Comitê de Ética, para julgar os casos de violação de maior gravidade deste Código e propor à Tabeliã as sanções disciplinares cabíveis, bem como deliberar sobre o esclarecimento de dúvidas com relação ao seu texto.

Esse Comitê de Ética não será permanente, e será composto pelo Substituto Legal e pelo Gerente Administrativo Financeiro.

CAPÍTULO XXVII

MEDIDAS A SEREM OBSERVADAS DURANTE ESTADO DE CALAMIDADE/PANDEMIA

Em situação que seja declarada pela Organização Mundial de Saúde (OMS) como de pandemia, ou que seja decretado estado de calamidade pública pelos governantes locais, estaduais ou federal, exsurge para o Tabelionato a obrigação de observar rigorosamente as medidas de proteção, bem como as orientações das Secretarias Municipais e Estaduais de saúde, do Ministério da Saúde com o escopo de manter a proteção dos colaboradores, dos clientes e dos fornecedores, porquanto evitará o risco disseminação de contágio de doença no ambiente de trabalho.

É obrigação dos colaboradores, fornecedores e clientes estarem atentos às normas e procedimentos temporariamente adotados durante essa situação emergencial e atípica, do que, caso seja de determinação necessária, deverão fazer o uso de equipamentos de proteção individual (EPI), tais como, utilização de luvas, óculos, máscaras e álcool em gel, de modo a preservar integridade física própria e de todos.

CAPÍTULO XXVIII

 O QUE ESPERAMOS DE VOCÊ

O profissional que cresce e alcança sucesso é aquele que faz sempre mais do que promete, que se auto avalia constantemente, vende mais do que a meta, atinge um maior índice de satisfação do cliente, termina projetos antes do prazo, se supera sempre.

Pergunte-se sempre como algo pode ser melhorado, aperfeiçoado e desenvolvido. Dedique-se. Não se tenha como pronto, esteja sempre aberto ao aprimoramento, evite se auto elogiar, aguarde o reconhecimento pelo seu trabalho.

Evite fazer parte do time de profissionais que tem como jargão “desculpe esse não é o meu trabalho”. Tenha uma atitude de cooperação e trabalho em equipe. Aceite novos desafios e tire proveito de todas as oportunidades para aprender e mostrar que você é um profissional capaz de fazer sempre mais e melhor.

Fica a Dica:

- Seja um talento

- Haja com lealdade

- Tenha bom humor

- Pontualidade

- Organização

- Apresente soluções

- Aceite desafios

- Tenha iniciativa

- Relacione-se bem

- Seja flexibilidade e aberto a mudanças

CAPÍTULO XXIX

CRÍTICAS E SUGESTÕES

Críticas e sugestões que visem agregar e estimular melhorias para a empresa são extremamente construtivas e bem-vindas. Dessa maneira, as críticas e sugestões deverão ser encaminhadas para o seu superior que apreciará.

CAPÍTULO XXX

  DISPOSIÇÕES GERAIS

O presente Manual vigorará por tempo indeterminado, cabendo à Tabeliã promover sua divulgação e atualização, dentro de um período que não ultrapasse dois anos.

O Comitê de Ética poderá auxiliar a Tabeliã na revisão ou atualização do presente Manual.

Serão levadas ao conhecimento de todos os profissionais, estagiários ou prestadores de serviço, clientes e demais colaboradores deste Tabelionato, as diretrizes de conduta contidas neste Manual, que também poderão estar disponíveis no portal deste Tabelionato: www.cartoriodeilheus.com.br.

Nenhum Integrante pode alegar desconhecimento das diretrizes constantes do presente Manual, em nenhuma hipótese ou sob qualquer argumento.

CAPÍTULO XXXI

CONTATO

Em caso de dúvidas sobre qual deve ser a conduta mais correta a adotar, o colaborador deve procurar ajuda de seu superior imediato.

ANEXO I

TERMO RECEBIMENTO E CONHECIMENTO

Declaro ter recebido, nesta data, o acesso ao Manual de Ética e Conduta atualizado, expedido pelo Cartório de Ilhéus - Tabeionato de Notas, bem como estar ciente e concordar com todo o seu conteúdo.

Comprometemo-nos a cumpri-lo naquilo que for pertinente às nossas atribuições e responsabilidades.

Ilhéus, 12 de Julho de 2024.